Zapytanie ofertowe – V Polski Kongres Genetyki
Polskie Towarzystwo Genetyczne (PTG) wraz z Polskim Towarzystwem Genetyki Człowieka (PTGC) organizuje:
V Polski Kongres Genetyki
Termin: 19-22 września 2016
(oficjalne otwarcie Kongresu 19 września o godz. 15.00, oficjalne zamknięcie Kongresu 22 września o godz. 15.00)
Miejsce Kongresu: Łódź – Centrum Kliniczno-Dydaktyczne Uniwersytetu Medycznego w Łodzi, ul. Pomorska 251, 90-001 Łódź
Przewidywana liczba uczestników: 800 – 1000 osób
Każdy z Polskich Kongresów Genetyki zwyczajowo odpowiada kolejnemu Zjazdowi PTGC. Kongres w Łodzi będzie zatem jednocześnie VIII Zjazdem PTGC. W czasie Kongresu zorganizowane będzie Walne Zebranie Członków PTGC (konieczność przyjęcia zmian w Statucie PTGC) oraz Walne Zebranie Członków PTG połączone z zebraniem sprawozdawczo-wyborczym. Program Kongresu może obejmować, przed jego oficjalnym otwarciem, posiedzenia Sekcji oraz Zarządów obu Towarzystw.
Organizację Kongresu o szczególnym, jubileuszowym charakterze (piąty, kolejny Kongres) Zarządy obu Towarzystw pragną powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem w wymaganym zakresie.
Główne zadania firmy odpowiedzialnej za organizację Kongresu:
Zadanie 1
- Rezerwacja oraz wynajem sal wykładowych, powierzchni wystawienniczych i kuluarowych na terenie CDUM (Centrum Dydaktyczne Uniwersytetu Medycznego) w Łodzi, w tym zorganizowanie przestrzeni na sesję plakatową (przewidywana liczba plakatów – ok. 400), pomieszczenia dla wykładowców i/lub VIPów, przestrzeni wystawowej dla firm sponsorujących, a także innych obiektów na potrzeby Kongresu, związanych z jego programem naukowym lub integracyjnym.
- Aranżacja sal wykładowych i pozostałych pomieszczeń dla potrzeb Kongresu i jego uczestników.
- Zabezpieczenie i nadzór nad sprawną obsługą techniczną sal wykładowych i wszystkich pomieszczeń niezbędnych do realizacji celów Kongresu oraz obsługi jego uczestników, na mocy uzgodnień z administratorem obiektu.
Zadanie 2
- Przygotowanie propozycji pakietów sponsorskich dla firm produkujących aparaturę i sprzęt medyczny, odczynniki, firm farmaceutycznych oraz innych wystawców lub osób prawnych.
- Sprzedaż powierzchni wystawienniczej na mocy odpowiednich negocjacji i zawartych porozumień, korespondencja w tym zakresie, obsługa firm wystawienniczych i/lub sponsorujących obrady oraz przebieg Kongresu, z uwzględnieniem spodziewanego przez sponsorów efektu wizerunkowego (reklamy multimedialne, banery, itp).
- Propagowanie Kongresu i jego tematyki (kontakt z mediami, strona internetowa, komunikaty w czasopismach medycznych oraz popularno-naukowych, w zakresie ustalonym z organizatorami Kongresu).
Zadanie 3
- Organizacja i prowadzenie Biura Kongresu.
- Przygotowanie projektu szaty graficznej materiałów kongresowych [logo Kongresu, forma redakcyjna programu i streszczeń, identyfikatory, torby (teczki) i inne po uzgodnieniu z organizatorami], z uwzględnieniem logo Kongresu oraz logo obu Towarzystw (PTGC i PTG).
- Przygotowanie i prowadzenie strony www Kongresu z uwzględnieniem logo Kongresu oraz logo obu Towarzystw (PTGC i PTG); uruchomienie pierwszej wersji strony w ciągu miesiąca od chwili podpisania umowy.
- Opracowane, uruchomienie i prowadzenie w ramach strony www Kongresu elektronicznego systemu rejestracji uczestników z gromadzeniem i zabezpieczeniem wszystkich danych osobowych zgodnie z ustaleniami z organizatorami Kongresu. Obsługa techniczna systemu rejestracji.
- Opracowanie sytemu przyjmowania i potwierdzania rejestracji streszczeń doniesień naukowych oraz nadzorowanie ich obiegu w procesie recenzowania. Opracowanie redakcyjne oraz druk streszczeń i innych materiałów zjazdowych w postaci książkowej oraz ich jednoczesne przygotowanie w postaci elektronicznej na USB dla wszystkich uczestników Kongresu.
- Podjęcie przygotowań organizacyjnych do wystawienia podczas trwania Kongresu około 300- 350 plakatów w wersji tradycyjnej. Określenie wspólnie z Komitetem Organizacyjnym warunków jakim powinny odpowiadać plakaty.
- Korespondencja z uczestnikami Kongresu w sprawach organizacyjnych. Wysyłanie przypomnień i zawiadomień w systemie on-line. Zapewnienie obiegu informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i innymi osobami prezentującymi doniesienia naukowe lub wykłady sponsorowane.
- Korespondencja w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym z członkami Komitetu Honorowego i Komitetu Naukowego Kongresu.
- Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana.
- Przygotowanie zróżnicowanej oferty miejsc hotelowych lub noclegowych dla wszystkich uczestników Kongresu, z podaniem na stronie Kongresu szczegółowych informacji i instrukcji dotyczących sposobu i kosztów rezerwacji tych miejsc. Negocjowanie rabatów w tym zakresie z dysponentami miejsc hotelowych lub noclegowych. Dokonanie rezerwacji miejsc hotelowych dla zaproszonych Gości Kongresu, zależnie od dyspozycji z ich strony.
Zadanie 4
- Zapewnienie pełnej obsługi finansowej i księgowej Kongresu.
- Utworzenie subkonta umożliwiającego elektroniczne wnoszenie opłat kongresowych z uwzględnieniem płatności kartami płatniczymi oraz dokonywania wpłat przez osoby prawne, zależnie od rodzaju ustaleń i treści umów podpisanych w tym zakresie.
- Kredytowanie początkowych wydatków organizacyjnych do czasu pierwszych wpływów finansowych na subkonto Kongresu. Zakup niezbędnych materiałów warunkujących sprawną obsługę Kongresu oraz wyposażenie jego uczestników w materiały kongresowe.
- Monitorowanie wpłat uczestników w wysokości ustalonej przez Komitet Organizacyjny Kongresu z uwzględnieniem kategorii uczestnictwa oraz zgodnie z przyjętymi przedziałami czasowymi poprzedzającymi otwarcie Kongresu.
- Uwzględnienie możliwości wpłat gotówkowych za uczestnictwo w Kongresie w dniu jego otwarcia lub podczas kolejnych dni jego trwania.
- Wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu opłat zjazdowych lub innych przychodów na subkoncie Kongresu.
- Ubezpieczenie Kongresu.
Zadanie 5
- Prowadzenie Biura i recepcji Kongresu podczas jego trwania.
- Przygotowanie i spakowanie odpowiedniej ilości materiałów konferencyjnych [torba (teczka) konferencyjna, identyfikator, książka abstraktów, wersja USB streszczeń i innych materiałów kongresowych, materiały piśmienne, materiały promujące PTGC, PTG i jednostki uczestniczące w organizacji Kongresu, materiały reklamowe, materiały promujące Łódź i inne]
- Akomodacja uczestników Kongresu przez cały okres jego trwania począwszy od godz 9.00 w dniu 19 września 2016.
- Nadzór nad prawidłową obsługą techniczną obrad we wszystkich salach. Przygotowanie i prowadzenie punktu pozwalającego na przygotowywanie oraz przegrywanie prezentacji multimedialnych, z jednoczesnym zapewnieniem łącz internetowych dla wykładowców oraz w wyjątkowych sytuacjach dla innych uczestników Kongresu.
- Zabezpieczenie organizacyjne i materiałowe sesji plakatowych na około 300 – 350 plakatów w wersji tradycyjnej. Pomoc w tym zakresie uczestnikom Kongresu.
- Przygotowanie do bieżącego druku materiałów (list, kart do głosowania, itp) podczas trwania Walnych Zgromadzeń Członków obu Towarzystw.
- Rozwiązywanie problemów organizacyjnych oraz bytowych uczestników Kongresu przez cały okres jego trwania. Umożliwienie w razie konieczności kserowania dokumentów, korzystania z łącza telefonicznego i faxu.
Zadanie 6
- Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Kongresu (5 x przerwa kawowa, 3 x lunch).
- Zapewnienie w kuluarach maksymalnej z organizacyjnego punktu widzenia miejsc siedzących dla uczestników Kongresu celem zapewnienia im możliwości odpoczynku podczas trwania obrad.
- Przygotowanie spotkań towarzyskich dla uczestników Kongresu: Bankietu powitalnego w dniu 19 września 2016 po zakończeniu uroczystej sesji plenarnej (w ramach opłaty kongresowej) oraz Kolacji (spotkania integracyjnego) wieczorem w dniu 21 września 2016 (odrębna rejestracja i opłata).
- Zapewnienie uczestnikom Kongresu sprawnego transportu na obrady i po ich zakończeniu, z i do miejsca noclegu. Opracowanie odpowiedniej logistyki oraz szczegółowych informacji i instrukcji w tym zakresie.
- Zależnie od potrzeb zapewnienie w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym transportu z lotniska i na lotnisko zaproszonym gościom zagranicznym.
- Opracowanie wspólnie z Komitetem Organizacyjnym programu pobytu dla osób towarzyszących i/lub programu kulturalno-turystycznego dla uczestników Kongresu w ramach promocji Łodzi, z uwzględnieniem dodatkowej rejestracji i opłat ze strony osób chętnych.
Składanie ofert
SPECYFIKACJA
Oferta powinna zawierać informacje zgodnie z wykazaną poniżej specyfikacją, niezbędną w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
- Firma, siedziba i adres oferenta.
- Dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
- Dokumenty potwierdzające uprawnienia osób, które będą realizowały wykonanie oferty (umowy).
- Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
- Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
- Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu podobnych konferencji, zjazdów naukowych z udziałem środowiska medycznego, w tym Spotkań z udziałem Gości zagranicznych.
- Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.
- Liczba pracowników w firmie zatrudnionych na umowę o pracę.
- Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
- Określenie (deklaracja) wysokości prefinansowania Kongresu wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
- Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym oraz nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Genetyki Człowieka, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
OCENA OFERT
Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Komitetu Organizacyjnego w składzie: prof. dr hab. Andrzej K. Kononowicz (PTG) – Przewodniczący Komitetu Organizacyjnego; dr hab. n. med. Lucjusz Jakubowski, prof. nadzw. ICZMP w Łodzi (PTG i PTGC) – wice-przewodniczący Komitetu Organizacyjnego; dr hab. n. med. Maciej Borowiec, prof. nadzw. UM w Łodzi (PTGC) – sekretarz Komitetu organizacyjnego. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również niewybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji.
Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Komitetu Organizacyjnego.
Ostateczna decyzja o wyborze oferty należy do Zarządów Głównych Polskiego Towarzystwa Genetycznego i Polskiego Towarzystwa Genetyki Człowieka.
Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.
Powyższe postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:
– I etap złożenie oferty
– II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
Komitet Organizacyjny może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.
HARMONOGRAM
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 25.02.2015 r.
Otwarcie ofert i wybór oferty: 26.02.2015 r. Katedra Genetyki Ogólnej, Biologii Molekularnej i Biotechnologii Roślin UŁ, ul. S. Banacha 12/16, (0-237 Łódź.
Spotkania z oferentami 27.02.2015 (Komitet Organizacyjny zwraca się z prośbą o zarezerwowanie przez Oferentów tego terminu).
Planowane podpisanie umowy: 02.03.2015 r.
Oferty (z podaniem przewidywanego budżetu Kongresu) w wersji papierowej, podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta, należy składać w terminie do 15.02.2015 r. na adres Przewodniczącego Komitetu Organizacyjnego Kongresu: Prof. dr hab. Andrzej K. Kononowicz, Katedra Genetyki Ogólnej, Biologii Molekularnej i Biotechnologii Roślin, Uniwersytet Łódzki, ul. S. Banacha 12/16, 90-237 Łódź
z dopiskiem Polski Kongres Genetyki 2016 – Oferty
lub w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy: Andrzej K. Kononowicz akononow@biol.uni.lodz.pl