Zapytanie ofertowe – V Polski Kongres Genetyki

Polskie Towarzystwo Genetyczne (PTG) wraz z Polskim Towarzystwem Genetyki Człowieka (PTGC) organizuje:

V Polski Kongres Genetyki

Termin: 19-22 września 2016
(oficjalne otwarcie Kongresu 19 września o godz. 15.00, oficjalne zamknięcie Kongresu 22 września o godz. 15.00)
Miejsce Kongresu: Łódź – Centrum Kliniczno-Dydaktyczne Uniwersytetu Medycznego w Łodzi, ul. Pomorska 251, 90-001 Łódź
Przewidywana liczba uczestników: 800 – 1000 osób

Każdy z Polskich Kongresów Genetyki zwyczajowo odpowiada kolejnemu Zjazdowi PTGC. Kongres w Łodzi będzie zatem jednocześnie VIII Zjazdem PTGC. W czasie Kongresu zorganizowane będzie Walne Zebranie Członków PTGC (konieczność przyjęcia zmian w Statucie PTGC) oraz Walne Zebranie Członków PTG połączone z zebraniem sprawozdawczo-wyborczym. Program Kongresu może obejmować, przed jego oficjalnym otwarciem, posiedzenia Sekcji oraz Zarządów obu Towarzystw.

Organizację Kongresu o szczególnym, jubileuszowym charakterze (piąty,  kolejny Kongres) Zarządy obu Towarzystw pragną powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem w wymaganym zakresie.

Główne zadania firmy odpowiedzialnej za organizację Kongresu:

Zadanie 1

  1. Rezerwacja oraz wynajem sal wykładowych, powierzchni wystawienniczych i kuluarowych na terenie CDUM (Centrum Dydaktyczne Uniwersytetu Medycznego) w Łodzi, w tym zorganizowanie przestrzeni na sesję plakatową (przewidywana liczba plakatów – ok. 400), pomieszczenia dla wykładowców i/lub VIPów, przestrzeni wystawowej dla firm sponsorujących, a także innych obiektów na potrzeby Kongresu, związanych z jego programem naukowym lub integracyjnym.
  2. Aranżacja sal wykładowych i pozostałych pomieszczeń dla potrzeb Kongresu i jego uczestników.
  3. Zabezpieczenie i nadzór nad sprawną obsługą techniczną sal wykładowych i wszystkich pomieszczeń niezbędnych do realizacji celów Kongresu oraz obsługi jego uczestników, na mocy uzgodnień z administratorem obiektu.

Zadanie 2

  1. Przygotowanie propozycji pakietów sponsorskich dla firm produkujących aparaturę i sprzęt medyczny, odczynniki, firm farmaceutycznych oraz innych wystawców lub osób prawnych.
  2. Sprzedaż powierzchni wystawienniczej na mocy odpowiednich negocjacji i zawartych porozumień, korespondencja w tym zakresie, obsługa firm wystawienniczych i/lub sponsorujących obrady oraz przebieg Kongresu, z uwzględnieniem spodziewanego przez sponsorów efektu wizerunkowego (reklamy multimedialne, banery, itp).
  3. Propagowanie Kongresu i jego tematyki (kontakt z mediami, strona internetowa, komunikaty w czasopismach medycznych oraz popularno-naukowych, w zakresie ustalonym z organizatorami Kongresu).

Zadanie 3

  1. Organizacja i prowadzenie Biura Kongresu.
  2. Przygotowanie projektu szaty graficznej materiałów kongresowych [logo Kongresu, forma redakcyjna programu i streszczeń, identyfikatory, torby (teczki)  i inne po uzgodnieniu z organizatorami], z uwzględnieniem logo Kongresu oraz logo obu Towarzystw (PTGC i PTG).
  3. Przygotowanie i prowadzenie strony www Kongresu z uwzględnieniem logo Kongresu oraz logo obu Towarzystw (PTGC i PTG); uruchomienie pierwszej wersji strony w ciągu miesiąca od chwili podpisania umowy.
  4. Opracowane, uruchomienie i prowadzenie w ramach strony www Kongresu elektronicznego systemu rejestracji uczestników z gromadzeniem i zabezpieczeniem wszystkich danych osobowych zgodnie z ustaleniami z organizatorami Kongresu. Obsługa techniczna systemu rejestracji.
  5. Opracowanie sytemu przyjmowania i potwierdzania rejestracji streszczeń doniesień naukowych oraz nadzorowanie ich obiegu w procesie recenzowania. Opracowanie redakcyjne oraz druk streszczeń i innych materiałów zjazdowych w postaci książkowej oraz ich jednoczesne przygotowanie w postaci elektronicznej na USB dla wszystkich uczestników Kongresu.
  6. Podjęcie przygotowań organizacyjnych do wystawienia podczas trwania Kongresu około 300- 350 plakatów w wersji tradycyjnej. Określenie wspólnie z Komitetem Organizacyjnym warunków jakim powinny odpowiadać plakaty.
  7. Korespondencja z uczestnikami Kongresu w sprawach organizacyjnych. Wysyłanie przypomnień i zawiadomień w systemie on-line. Zapewnienie obiegu informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i innymi osobami prezentującymi doniesienia naukowe lub wykłady sponsorowane.
  8. Korespondencja w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym z członkami Komitetu Honorowego i Komitetu Naukowego Kongresu.
  9. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana.
  10. Przygotowanie zróżnicowanej oferty miejsc hotelowych lub noclegowych dla wszystkich uczestników Kongresu, z podaniem na stronie Kongresu szczegółowych informacji i instrukcji dotyczących sposobu i kosztów rezerwacji tych miejsc. Negocjowanie rabatów w tym zakresie z dysponentami miejsc hotelowych lub noclegowych. Dokonanie rezerwacji miejsc hotelowych dla zaproszonych Gości Kongresu, zależnie od dyspozycji z ich strony.

Zadanie 4

  1. Zapewnienie pełnej obsługi finansowej i księgowej Kongresu.
  2. Utworzenie subkonta umożliwiającego elektroniczne wnoszenie opłat kongresowych z uwzględnieniem płatności kartami płatniczymi oraz dokonywania wpłat przez osoby prawne, zależnie od rodzaju ustaleń i treści umów podpisanych w tym zakresie.
  3. Kredytowanie początkowych wydatków organizacyjnych do czasu pierwszych wpływów finansowych na subkonto Kongresu. Zakup niezbędnych materiałów warunkujących sprawną obsługę Kongresu oraz wyposażenie jego uczestników w materiały kongresowe.
  4. Monitorowanie wpłat uczestników w wysokości ustalonej przez Komitet Organizacyjny Kongresu z uwzględnieniem kategorii uczestnictwa oraz zgodnie z przyjętymi przedziałami czasowymi poprzedzającymi otwarcie Kongresu.
  5. Uwzględnienie możliwości wpłat gotówkowych za uczestnictwo w Kongresie w dniu jego otwarcia lub podczas kolejnych dni jego trwania.
  6. Wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu opłat zjazdowych lub innych przychodów na subkoncie Kongresu.
  7. Ubezpieczenie Kongresu.

Zadanie 5

  1. Prowadzenie Biura i recepcji  Kongresu podczas jego trwania.
  2. Przygotowanie i spakowanie odpowiedniej ilości materiałów konferencyjnych [torba (teczka) konferencyjna, identyfikator, książka abstraktów, wersja USB streszczeń i innych materiałów kongresowych, materiały piśmienne, materiały promujące PTGC, PTG  i jednostki uczestniczące w organizacji Kongresu, materiały reklamowe, materiały promujące Łódź i inne]
  3. Akomodacja uczestników Kongresu przez cały okres jego trwania począwszy od godz 9.00 w dniu 19 września 2016.
  4. Nadzór nad prawidłową obsługą techniczną obrad we wszystkich salach. Przygotowanie i prowadzenie punktu pozwalającego na przygotowywanie oraz przegrywanie prezentacji multimedialnych, z jednoczesnym zapewnieniem łącz internetowych dla wykładowców oraz w wyjątkowych sytuacjach dla innych uczestników Kongresu.
  5. Zabezpieczenie organizacyjne i materiałowe sesji plakatowych na około 300 – 350 plakatów w wersji tradycyjnej. Pomoc w tym zakresie uczestnikom Kongresu.
  6. Przygotowanie do bieżącego druku materiałów (list, kart do głosowania, itp) podczas trwania Walnych Zgromadzeń Członków obu Towarzystw.
  7. Rozwiązywanie problemów organizacyjnych oraz bytowych uczestników Kongresu przez cały okres jego trwania. Umożliwienie w razie konieczności kserowania dokumentów, korzystania z łącza telefonicznego i faxu.

Zadanie 6

  1. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Kongresu (5 x przerwa kawowa, 3 x lunch).
  2. Zapewnienie w kuluarach maksymalnej z organizacyjnego punktu widzenia miejsc siedzących dla uczestników Kongresu celem zapewnienia im możliwości odpoczynku podczas trwania obrad.
  3. Przygotowanie spotkań towarzyskich dla uczestników Kongresu: Bankietu powitalnego w dniu 19 września 2016 po zakończeniu uroczystej sesji plenarnej (w ramach opłaty kongresowej) oraz Kolacji (spotkania integracyjnego) wieczorem w dniu 21 września 2016 (odrębna rejestracja i opłata).
  4. Zapewnienie uczestnikom Kongresu sprawnego transportu na obrady i po ich zakończeniu, z i do miejsca noclegu. Opracowanie odpowiedniej logistyki oraz szczegółowych informacji i instrukcji w tym zakresie.
  5. Zależnie od potrzeb zapewnienie w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym transportu z lotniska i na lotnisko zaproszonym gościom zagranicznym.
  6. Opracowanie wspólnie z Komitetem Organizacyjnym programu pobytu dla osób towarzyszących i/lub programu kulturalno-turystycznego dla uczestników Kongresu w ramach promocji Łodzi, z uwzględnieniem dodatkowej rejestracji i opłat ze strony osób chętnych.

Składanie ofert

SPECYFIKACJA

Oferta powinna zawierać informacje zgodnie z wykazaną poniżej specyfikacją, niezbędną w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

  1. Firma, siedziba i adres oferenta.
  2. Dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
  3. Dokumenty potwierdzające uprawnienia osób, które będą realizowały wykonanie oferty (umowy).
  4. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
  5. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
  6. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu podobnych konferencji, zjazdów naukowych z udziałem środowiska medycznego, w tym Spotkań z udziałem Gości zagranicznych.
  7. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.
  8. Liczba pracowników w firmie zatrudnionych na umowę o pracę.
  9. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
  10. Określenie (deklaracja) wysokości prefinansowania Kongresu wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
  11. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym oraz nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Genetyki Człowieka, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.

OCENA OFERT

Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Komitetu Organizacyjnego w składzie: prof. dr hab. Andrzej K. Kononowicz (PTG) – Przewodniczący Komitetu Organizacyjnego; dr hab. n. med. Lucjusz Jakubowski, prof. nadzw. ICZMP w Łodzi (PTG i PTGC) – wice-przewodniczący Komitetu Organizacyjnego; dr hab. n. med. Maciej Borowiec, prof. nadzw. UM w Łodzi (PTGC) – sekretarz Komitetu organizacyjnego.  Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również niewybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji.

Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Komitetu Organizacyjnego.

Ostateczna decyzja o wyborze oferty należy do Zarządów Głównych Polskiego Towarzystwa Genetycznego i Polskiego Towarzystwa Genetyki Człowieka.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.

Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Powyższe postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:

– I etap złożenie oferty

– II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.

Komitet Organizacyjny może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.

HARMONOGRAM

Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 25.02.2015 r.

Otwarcie ofert i wybór oferty: 26.02.2015 r. Katedra Genetyki Ogólnej, Biologii Molekularnej i Biotechnologii Roślin UŁ, ul. S. Banacha 12/16, (0-237 Łódź.

Spotkania z oferentami  27.02.2015 (Komitet Organizacyjny zwraca się z prośbą o zarezerwowanie przez Oferentów tego terminu).

Planowane podpisanie umowy: 02.03.2015 r.

Oferty (z podaniem przewidywanego budżetu Kongresu) w wersji papierowej, podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta, należy składać w terminie do 15.02.2015 r. na adres Przewodniczącego Komitetu Organizacyjnego Kongresu: Prof. dr hab. Andrzej K. Kononowicz, Katedra Genetyki Ogólnej, Biologii Molekularnej i Biotechnologii Roślin, Uniwersytet Łódzki, ul. S. Banacha 12/16, 90-237 Łódź

z dopiskiem Polski Kongres Genetyki 2016 – Oferty

lub w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy: Andrzej K. Kononowicz akononow@biol.uni.lodz.pl